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Vorlagen

Dokumentvorlage
Das ist eine Datei, die für das Erzeugen neuer Dateien verwendet werden kann. Beim Öffnen wird eine Kopie der Dokumentvorlage erzeugt und geöffnet, sodass die Vorlage unverändert bleibt und alle Inhalte aus der Vorlage in das normale Dokument übernommen werden.
• Briefbogen mit Einzel- und Doppelunterschrift, Kurzbrieft, Mitteilung

Dokumentstruktur
Die Formatfolgen sind unbedingt einzuhalten, damit der dauerhafte Wiedererkennungseffekt erhalten bleibt. Das sollte auch bei den internen Kommunikationsmitteln angewendet werden.
• Standardformate, Aufzählungen, Überschriften

Dokumentarten
Es gibt Externe- und Interne Dokument die aufgrund der Anwendung und Namensgebung zwingend zu unterscheiden sind
• Grundlagendokumente, Geschäftsdokumente, Begleitdokumente

Datenablage
Hier werden die Dateien in einem geschützten Bereich übersichtlich verwalten. Die Dateien werden in Form einer Baumstruktur mit verschiedenen Ordnern und Unterverzeichnissen abgelegt.
• Lesbare- oder veränderbare Dokumente, aktive- oder archivierte Daten

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